Woo­Com­mer­ce: emettere fattura con i plugin

Se usate Woo­Com­mer­ce potete creare e inviare una fattura di­ret­ta­men­te dal sistema della piat­ta­for­ma. In­stal­lan­do anche un apposito plugin potete ad­di­rit­tu­ra ri­spar­miar­vi l’utilizzo di un software per la fat­tu­ra­zio­ne. Come funziona l’in­stal­la­zio­ne e quali esten­sio­ni conviene uti­liz­za­re?

Perché creare le fatture in Woo­Com­mer­ce?

Di norma Woo­Com­mer­ce crea solamente delle semplici conferme d’ordine, ma non vere e proprie fatture. Per questo motivo dovete ricorrere a uno strumento ag­giun­ti­vo, che non deve però essere per forza un programma di fat­tu­ra­zio­ne esterno. Con un apposito plugin di Woo­Com­mer­ce per la creazione di fatture potete emettere fatture a norma di­ret­ta­men­te dal back end della piat­ta­for­ma. Così facendo ottenete anche degli altri vantaggi, tra i quali:

• Tutti i dati sono sempre di­spo­ni­bi­li nel sistema.
• Non servono delle in­ter­fac­ce per i software di fat­tu­ra­zio­ne esterni.
• Un plugin è so­li­ta­men­te meno costoso di un programma esterno e per questo più adatto a mantenere i prezzi di Woo­Com­mer­ce i più bassi possibili.
• I menu di queste soluzioni sono intuitivi e ben integrati in Woo­Com­mer­ce, così che risultano facili da usare e non ri­chie­do­no par­ti­co­la­ri sforzi neanche le prime volte.

Preparare le fatture con Woo­Com­mer­ce: tutorial

Vi mostriamo passo dopo passo come creare e inviare le vostre fatture di­ret­ta­men­te da Woo­Com­mer­ce. Usiamo come esempio il plugin “Woo­Com­mer­ce PDF Invoices & Packing Slips” di WP Overnight, che già nella versione base e gratuita offre un’ampia scelta di fun­zio­na­li­tà per ottenere fatture a norma di legge.

Primo passaggio: in­stal­la­re il plugin

Il primo passaggio consiste nell’accedere al back end di Woo­Com­mer­ce e in­stal­la­re il plugin per la fat­tu­ra­zio­ne di vostra scelta. Per farlo scegliete “Plugin” e poi “Installa ora” nel menu laterale sulla sinistra.

Cliccate su “Carica plugin” se, invece, avete il file di in­stal­la­zio­ne dell’esten­sio­ne già salvato sul vostro computer. In al­ter­na­ti­va potete usare la funzione di ricerca: digitate il nome del plugin de­si­de­ra­to o le parole chiave più rilevanti e cliccate sul pulsante “Installa ora” affianco al risultato di ricerca che preferite. Una volta eseguita l’in­stal­la­zio­ne cliccate su “Attiva” per attivare l’esten­sio­ne che avete appena scaricato.

Secondo passaggio: definire le im­po­sta­zio­ni generali delle fatture con Woo­Com­mer­ce

Dopo l’in­stal­la­zio­ne potete aprire lo strumento per le fatture di­ret­ta­men­te dal back end di Woo­Com­mer­ce. Cliccate sulla scheda “Woo­Com­mer­ce” nel menu laterale di sinistra e se­le­zio­na­te “PDF Invoice”.

In au­to­ma­ti­co venite rein­di­riz­za­ti al menu delle im­po­sta­zio­ni generali. Lì potete stabilire se scaricare la fattura in PDF inviata o se aprirla in un’altra finestra del browser. Inoltre, potete includere un modello pre­im­po­sta­to di fattura, scegliere il formato di stampa (A4 o lettera), così come attivare il supporto per i simboli di valuta ag­giun­ti­vi e per con­sen­ti­re diversi sot­to­grup­pi di font (al fine di ridurre le di­men­sio­ni del file). Attivate anche la modalità di prova così da uti­liz­za­re sempre le im­po­sta­zio­ni più recenti per tutte le fatture create con Woo­Com­mer­ce.

Terzo passaggio: impostare l’in­te­sta­zio­ne delle fatture di Woo­Com­mer­ce

Nella seconda metà delle im­po­sta­zio­ni definite l’in­te­sta­zio­ne delle vostre fatture. Per prima cosa ag­giun­ge­te il logo della vostra azienda, cliccando su “Upload image” e indicando il file de­si­de­ra­to. Potete mo­di­fi­ca­re suc­ces­si­va­men­te l’altezza del logo in cm o mm nel campo “Header Logo/Image Height”.

Dopo aver aggiunto il vostro logo, indicate il nome e l’indirizzo del vostro negozio. Nel campo pre­di­spo­sto per il piè di pagina riportate in­for­ma­zio­ni ag­giun­ti­ve come, ad esempio, le con­di­zio­ni generali. I tre campi opzionali sono riservati agli utenti che uti­liz­za­no il modello “Modern (Premium)” e servono ad ampliare il piè di pagina con delle colonne ag­giun­ti­ve. Se siete sod­di­sfat­ti delle im­po­sta­zio­ni potete con­fer­ma­re le modifiche con un clic su “Save changes”.

Nell’anteprima a destra vicino al menu potete inoltre vedere in qualsiasi momento l’anteprima delle modifiche alle vostre fatture Woo­Com­mer­ce.

Quarto passaggio: au­to­ma­tiz­za­re la fat­tu­ra­zio­ne

Nel prossimo passaggio dovete con­fi­gu­ra­re tutte le in­for­ma­zio­ni più im­por­tan­ti per poter poi generare in au­to­ma­ti­co le fatture in Woo­Com­mer­ce e inviarle. Per farlo dovete aprire la scheda “Documents” e impostare quando deve essere inviata la fattura, ad esempio ogni­qual­vol­ta viene ricevuto un nuovo ordine o non appena l’ordine viene evaso. Inoltre, potete decidere quali delle seguenti in­for­ma­zio­ni debbano essere incluse nella fattura:

• Indirizzo di consegna
• Indirizzo e-mail
• Numero di telefono
• Dati cliente ag­giun­ti­vi
• Data della fattura
• Numero della fattura

Nella seconda parte della pagina stabilite tutte le im­po­sta­zio­ni fon­da­men­ta­li relative al formato della fattura, utili alla sua ar­chi­via­zio­ne nel sistema. Se non lo avete già fatto, potete assegnare un prefisso o un suffisso al numero della fattura. Spuntate anche la casella “Reset invoice number yearly” se volete che la nu­me­ra­zio­ne delle fatture riinizi da capo ogni anno.

Quinto passaggio: creare fatture ma­nual­men­te in Woo­Com­mer­ce

Non avete ancora au­to­ma­tiz­za­to la creazione e l’invio delle fatture o avete bisogno di generare ma­nual­men­te la fattura di un ordine? Woo­Com­mer­ce PDF Invoices & Packing Slips vi consente di farlo in qualsiasi momento. Il pro­ce­di­men­to è il seguente:

1. Nel menu laterale di sinistra del back end scegliete il menu “Woo­Com­mer­ce”.
2. Cliccate su “Orders”.
3. Scegliete l’ordine cliente per il quale de­si­de­ra­te generare ma­nual­men­te la fattura in Woo­Com­mer­ce.
4. Ve­ri­fi­ca­te che l’indirizzo di fat­tu­ra­zio­ne salvato in memoria sia corretto e cliccate su “Create PDF” nel menu “PDF Invoices”.
5. A questo punto si apre la fattura se­le­zio­na­ta che potete salvare in formato PDF e inviare al cliente.

I migliori plugin per creare una fattura in Woo­Com­mer­ce

Esistono diversi plugin per Woo­Com­mer­ce che com­ple­ta­no il sistema con una funzione che permette di generare fatture. Nella tabella seguente ri­por­tia­mo quattro delle migliori esten­sio­ni.

Quali funzioni deve avere un plugin di fat­tu­ra­zio­ne per Woo­Com­mer­ce?

I plugin di­spo­ni­bi­li con cui potete creare fatture in Woo­Com­mer­ce si dif­fe­ren­zia­no per diverse ca­rat­te­ri­sti­che come i costi e la gamma di funzioni. Se cercate una soluzione per il vostro progetto Woo­Com­mer­ce i due fattori appena elencati rap­pre­sen­ta­no un aspetto de­ter­mi­nan­te. Per rendere la com­pi­la­zio­ne delle fatture il più facile possibile, un plugin dovrebbe disporre delle seguenti fun­zio­na­li­tà:

• Pos­si­bi­li­tà di per­so­na­liz­za­re le fatture (inclusi logo, in­te­sta­zio­ne, piè di pagina).
• Creazione e invio au­to­ma­tiz­za­to delle fatture.
• Numero di fatture pro­gres­si­vo.
• Sup­por­ta­re diverse valute e lingue.
• Anteprima delle fatture.
• Pos­si­bi­li­tà di de­no­mi­na­re a proprio pia­ci­men­to le fatture in Woo­Com­mer­ce.

Una breve in­tro­du­zio­ne ai quattro plugin di fat­tu­ra­zio­ne

Per che cosa si con­trad­di­stin­guo­no esat­ta­men­te i quattro plugin men­zio­na­ti per la creazione di fatture in Woo­Com­mer­ce? Di seguito scoprite le ca­rat­te­ri­sti­che prin­ci­pa­li, così come i vantaggi e gli svantaggi delle singole soluzioni.

Woo­Com­mer­ce PDF Invoices & Packing Slips

Il plugin PDF Invoices & Packing Slips è di­spo­ni­bi­le sia in versione gratuita sia in edizione premium a pagamento con fun­zio­na­li­tà ag­giun­ti­ve come la funzione per esportare le fatture o la pos­si­bi­li­tà di col­le­ga­men­to con Dropbox. Le ca­rat­te­ri­sti­che prin­ci­pa­li di questa esten­sio­ne di WP Overnight riassunte in breve sono:

• La pos­si­bi­li­tà di ag­giun­ge­re au­to­ma­ti­ca­men­te le fatture in PDF alle e-mail di Woo­Com­mer­ce.
• Fatture com­ple­ta­men­te per­so­na­liz­za­bi­li (PDF o HTML).
• Tutte le fatture sono sca­ri­ca­bi­li e inviabili ma­nual­men­te in ogni momento.
• Numero di fat­tu­ra­zio­ne pro­gres­si­vo con for­mat­ta­zio­ne per­so­na­liz­za­ta.
• Di­spo­ni­bi­le in oltre 18 lingue.

Invoices for Woo­Com­mer­ce

L’esten­sio­ne open source Invoices for Woo­Com­mer­ce offre due modelli standard (“micro” e “minimal”) per la creazione delle fatture in Woo­Coo­mer­ce. Passando alla versione premium a pagamento potete anche cambiare il font e mo­di­fi­ca­re le colonne delle singole voci e le righe dei totali. Le fun­zio­na­li­tà del plugin riassunte in breve:

• La pos­si­bi­li­tà di ag­giun­ge­re au­to­ma­ti­ca­men­te le fatture in PDF alle e-mail di Woo­Com­mer­ce se­le­zio­na­te.
• Download delle fatture dalla pagina Il Mio Account.
• Opzione di ar­chi­via­zio­ne cloud (Dropbox, OneDrive, Google Drive o Egnyte).
• Numero di fat­tu­ra­zio­ne pro­gres­si­va con for­mat­ta­zio­ne per­so­na­liz­za­ta.
• Funzione di ricerca degli errori integrata.

Woo­Com­mer­ce PDF Invoices, Packing Slips, Delivery Notes and Shipping Labels

Woo­Com­mer­ce PDF Invoices, Packing Slips, Delivery Notes and Shipping Labels, l’esten­sio­ne per Woo­Com­mer­ce svi­lup­pa­ta da WebToffee, è per­fet­ta­men­te adatta se, oltre alle fatture, volete generare anche documenti di trasporto, bolle di consegna, etichette di invio e di spe­di­zio­ne nel back end di Woo­Com­mer­ce. Nella versione premium a pagamento potete anche creare fatture firmate. Le ca­rat­te­ri­sti­che più im­por­tan­ti sono:

• Aggiunta au­to­ma­ti­ca delle fatture in PDF durante il processo di pagamento (scegliete voi quando).
• Fatture com­ple­ta­men­te mo­di­fi­ca­bi­li (PDF).
• Numero di fat­tu­ra­zio­ne pro­gres­si­va con for­mat­ta­zio­ne per­so­na­liz­za­ta.
• Codice a barre.
• Di­spo­ni­bi­le in oltre 10 lingue (tra cui l’italiano).

YITH Woo­Com­mer­ce PDF Invoice and Shipping List

Il plugin YITH Woo­Com­mer­ce PDF Invoice and Shipping List è noto per la sua facilità d’uso e per la con­fi­gu­ra­zio­ne semplice. Il suo più grande svan­tag­gio è quello di non offrire una versione gratuita, con­si­de­ran­do poi che l’acquisto è re­la­ti­va­men­te costoso. Offre un’ampia gamma di fun­zio­na­li­tà, tra cui:

• Aggiunta au­to­ma­ti­ca di fatture in PDF alle e-mail di Woo­Com­mer­ce.
• I clienti possono scaricare le fatture in qualsiasi momento.
• Fatture per­so­na­liz­za­bi­li.
• Nu­me­ra­zio­ne delle fatture per­so­na­liz­za­bi­le.
• Stampa si­mul­ta­nea di fatture e bolle di consegna.