Conferma d’ordine: progettazione, spedizione e ottimizzazione
Una conferma d’ordine è un documento scritto che conferma la ricezione di un ordine per un servizio o un prodotto. Deve contenere tutte le informazioni relative a chi vende, a chi compra e al prodotto o servizio acquistato. Inoltre, qui vanno segnalati il prezzo di ogni singolo prodotto, l’importo finale della fattura, il metodo di pagamento scelto e il tipo di consegna che verrà effettuato.
Cos’è una conferma d’ordine?
Una conferma d’ordine è un documento scritto che attesta la ricezione di un ordine. Può trattarsi dell’ordine di un prodotto o di un servizio. Se i prodotti vengono venduti online, la conferma d’ordine viene solitamente inviata tramite e-mail.
Una conferma d’ordine serve anche a fornire informazioni precise alla clientela sull’ordine effettuato. Così entrambe le parti, chi compra e chi vende, possono verificare nuovamente se c’è stata una svista o un errore. Solitamente, entrambe le parti possono modificare o annullare l’ordine. Per voi, in qualità di fornitrici e fornitori, l’assistenza clienti inizia da qui: con la CRM o la gestione delle relazioni con i clienti.
Desiderate creare un negozio online? Per farlo, dovrete registrare un dominio, ma niente paura: è semplicissimo. Date un’occhiata ai requisiti legali fondamentali per un negozio online e informatevi anche sulle norme speciali relative al diritto di recesso nei negozi online.
La conferma d’ordine è obbligatoria?
Sì, le/i commercianti hanno l’obbligo di inviare la conferma d’ordine alla clientela subito dopo aver ricevuto un ordine. Ciò serve a dare a quest’ultima la certezza del fatto che l’ordine è stato effettivamente ricevuto. Questo è particolarmente importante nell’e-commerce. Per gli acquisti su Internet, la conferma d’acquisto viene solitamente inviata per e-mail.
In caso si presentino problemi nell’invio della conferma d’ordine tramite e-mail, dovete informare la clientela dell’arrivo dell’ordine in un altro modo. Ad esempio, potreste farlo tramite un servizio di messaggistica istantanea come WhatsApp o Telegram.
Quando si invia la conferma d’ordine?
In quanto fornitrici e fornitori, avete l’obbligo di rispondere il più rapidamente possibile a un ordine in arrivo con una conferma scritta. Si consiglia di inviarla rapidamente anche nell’interesse della fidelizzazione della clientela. Se le/i clienti non ricevono una conferma nel più breve tempo possibile, potrebbero pensare che qualcosa sia andato storto con l’ordine. Nel peggiore dei casi, decideranno di comprare il prodotto da un’altra parte e di annullare l’ordine con voi.
Per fidelizzare la clientela nel lungo periodo, imparate a redigere correttamente una conferma d’ordine con l’articolo esplicativo sulla Startup Guide di IONOS.
Cosa dev’esserci in una conferma d’ordine?
Di seguito una lista delle componenti che dovrebbero essere presenti in una conferma d’ordine:
- Forma di saluto nei confronti dell’acquirente
- Nome e indirizzo completo dell’azienda
- Indirizzo di fatturazione dell’acquirente
- Eventuale diverso indirizzo di consegna dell’acquirente
- Descrizione esatta delle merci o dei prodotti
- Quantità delle merci o dei prodotti ordinati
- Natura delle merci o dei prodotti, ossia il colore, le misure, il materiale
- Prezzo netto del singolo prodotto e importo totale
- Metodo di consegna desiderato (consegna standard o rapida, ritiro da parte dell’acquirente) e tempi di consegna
- Eventuali costi di spedizione
- Totale della fattura finale
- Metodo di pagamento desiderato (ad esempio PayPal, carta di credito, addebito diretto)
- Indicazione dell’IVA
- Formula di chiusura Potreste pensare di aggiungere anche un impressum completo. In Germania, ad esempio, è obbligatorio averne uno sul sito web. Nella conferma d’ordine dovrebbe essere incluso anche un link alla vostra informativa sulla privacy.
Inoltre, è raccomandabile fornire un recapito per eventuali domande o reclami, in modo che per la clientela risulti più facile contattarvi.
Se siete alla ricerca di esempi da imitare per la vostra conferma d’ordine, utilizzate i modelli dei diversi negozi online. Basterà adattarli alle vostre idee ed esigenze personali.
Qual è la differenza tra la conferma d’ordine preacquisto e la conferma d’ordine post-acquisto?
Nel campo dell’e-commerce, esiste una differenza tra la conferma d’ordine preacquisto e post-acquisto. La prima contiene le informazioni che devono essere fornite alla clientela per legge prima che venga effettuato il pagamento. Queste sono obbligatorie per tutte le attività commerciali online ai sensi dell’articolo 51, c. 7 del D. lgs. 206/2005 (Codice del Consumo) e prevedono:
- Le caratteristiche del prodotto o servizio
- Le eventuali imposte (ad esempio l’IVA)
- Le spese di spedizione
- Il prezzo totale dell’ordine
- I dati di spedizione
- I dati di fatturazione
- Informazioni sul diritto di recesso
- Informativa sulle condizioni generali di vendita online (da accettare)
- Informativa sulla privacy (da accettare)
La conferma d’ordine post-acquisto, invece, è quella che affrontiamo più approfonditamente in questo articolo. Questa deve contenere le informazioni elencate al paragrafo precedente e deve essere inviata alla clientela dopo la conferma dell’ordine.
Come ottimizzare la conferma d’ordine?
Le conferme d’ordine servono principalmente a confermare l’effettuazione di un ordine. Tuttavia, possono anche rafforzare la relazione con la clientela. Gli studi suggeriscono che le conferme d’ordine hanno un tasso di coinvolgimento e di lettura molto più alto e generano più vendite rispetto alle e-mail di massa inviate per scopi di marketing. Ottimizzare la conferma d’ordine può quindi essere utile anche in termini di marketing. Di seguito alcuni punti da tenere a mente:
Personalizzate l’oggetto delle e-mail
Rivolgetevi alla vostra clientela con frasi personali. Evitate di limitarvi a riportare fatti e cifre impersonali. Se le informazioni utili compaiono insieme a un “Grazie per il vostro ordine”, chi legge gradirà la gentilezza.
Strutturate il testo in modo chiaro e ben organizzato
Una struttura ordinata non solo fornisce una visione d’insieme, ma dimostra anche professionalità. La vostra clientela apprezzerà una conferma d’ordine chiara, in cui tutte le informazioni sono disponibili a prima vista. Un tabella, ad esempio, è l’ideale per questo scopo.
Includete elementi riconoscibili del vostro marchio
Il vostro logo, che sia in forma di testo, immagine o sigla, deve assolutamente comparire nella conferma d’ordine. Fissarlo nella mente della clientela aumenterà il valore di riconoscimento del vostro marchio.
Nello spirito della corporate identity, assicuratevi di adattare il tono della conferma d’ordine alla vostra azienda, alla vostra clientela e alla presentazione dei vostri prodotti.
Integrate i dati di contatto necessari
Vi consigliamo inoltre di elencare chiaramente i dati di contatto necessari nella conferma d’ordine. In questo modo, la vostra clientela potrà facilmente contattarvi in caso di domande.
Ottimizzate la conferma d’ordine per i dispositivi mobili
Molte persone al giorno d’oggi leggono la conferma d’ordine sui dispositivi mobili. Pertanto, assicuratevi di avere un design responsive e ottimizzato. Inoltre, utilizzate elementi ottimizzati per i dispositivi mobili, come pulsanti sensibili al tocco, caratteri sufficientemente grandi e un layout a colonna singola per garantire una buona leggibilità sugli schermi più piccoli.
Ti preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.