Creare un webinar: i migliori consigli per un webinar di successo

Le aziende uti­liz­za­no webinar per la for­ma­zio­ne interna dei di­pen­den­ti, come op­por­tu­ni­tà di for­ma­zio­ne re­tri­bui­ta o gratuita per l’ac­qui­si­zio­ne e la fi­de­liz­za­zio­ne dei clienti. I webinar hanno i loro vantaggi: sono eco­no­mi­ca­men­te con­ve­nien­ti e possono essere im­ple­men­ta­ti con poche risorse. Ci sono tuttavia alcune cose da con­si­de­ra­re affinché il vostro webinar sia pro­fes­sio­na­le e abbia successo. Abbiamo riassunto i sug­ge­ri­men­ti più im­por­tan­ti da prendere in con­si­de­ra­zio­ne durante la creazione di un webinar.

I webinar seguono un approccio educativo, motivo per cui vengono uti­liz­za­ti prin­ci­pal­men­te nel settore dell’istru­zio­ne e della for­ma­zio­ne continua nonché per la for­ma­zio­ne interna dei di­pen­den­ti. Molte aziende integrano i webinar, pa­ra­go­na­bi­li agli articoli di blog su un argomento specifico, nella loro strategia di marketing dei contenuti e li usano come strumento di inbound marketing. Uti­liz­zia­mo tre esempi specifici per spiegare come per­se­gui­re i classici obiettivi di marketing con i webinar:

• lead ge­ne­ra­tion: quando si iscrivono al webinar, si chiede ai par­te­ci­pan­ti di fornire l’indirizzo di posta elet­tro­ni­ca o altri dati di contatto.
• Con­ver­sio­ni: con un webinar si im­par­ti­sco­no co­no­scen­ze su un argomento relativo al proprio prodotto o servizio. Ciò consente di formare il proprio gruppo target e pos­si­bil­men­te con­vin­cer­lo dei vantaggi della propria offerta.
• Cura della community: i webinar con­sen­to­no di scambiare idee di­ret­ta­men­te con la propria community e di ri­spon­de­re per­so­nal­men­te a domande aperte. Si impara anche di più sui desideri e i sug­ge­ri­men­ti del proprio gruppo target.

Prima di creare un webinar occorre stabilire se sarà trasmesso in diretta o pre­re­gi­stra­to. I webinar re­gi­stra­ti sono più fa­cil­men­te scalabili e, almeno in una certa misura, possono anche avere “un carattere live”, ma non con­sen­to­no alcuna in­te­ra­zio­ne con gli spet­ta­to­ri. Abbiamo riassunto i vantaggi e gli svantaggi dei due formati:

In una tra­smis­sio­ne in tempo reale uti­liz­za­te il carattere in­te­rat­ti­vo dei webinar. Strumenti webinar ap­pro­pria­ti vi con­sen­to­no di coin­vol­ge­re at­ti­va­men­te gli spet­ta­to­ri at­tra­ver­so chat live, domande e di­scus­sio­ni, sondaggi o piccoli test. Inoltre, con la vostra presenza, conferite carattere personale al vostro webinar e costruite così una relazione più stretta con il vostro pubblico.

La dif­fi­col­tà con una tra­smis­sio­ne in diretta è la gestione del tempo, perché è possibile stimare in anticipo l’in­ter­ven­to dei par­te­ci­pan­ti solo in maniera ap­pros­si­ma­ti­va. Pertanto, concedete ab­ba­stan­za tempo per le sezioni in­te­rat­ti­ve durante la creazione di un webinar.

I webinar re­gi­stra­ti sono più fa­cil­men­te scalabili grazie all’au­to­ma­zio­ne e all’in­di­pen­den­za dal tempo. Pertanto questo formato è par­ti­co­lar­men­te con­si­glia­to per i webinar a pagamento. Una volta che un par­te­ci­pan­te ha pagato l’offerta, l’accesso al webinar viene attivato in modo com­ple­ta­men­te au­to­ma­ti­co.

Lo scopo di un webinar è quello di impartire co­no­scen­ze e in­for­ma­zio­ni utili. Per rag­giun­ge­re questo obiettivo sono ne­ces­sa­rie ricerche ap­pro­fon­di­te, pre­pa­ra­zio­ne e strut­tu­ra­zio­ne dei contenuti. Ri­spon­de­re alle seguenti domande vi aiuterà a creare un webinar av­vin­cen­te e com­pren­si­bi­le.

De­ter­mi­na­te in anticipo quale gruppo target volete rag­giun­ge­re con il vostro webinar. Definite un problema che questo gruppo target deve af­fron­ta­re spesso e che de­si­de­ra­te risolvere e discutere nel vostro webinar. Dopo aver definito il gruppo target è im­por­tan­te un’ope­ra­zio­ne di marketing ap­pro­pria­ta per suscitare l’interesse del po­ten­zia­le pubblico. Potete trovare ulteriori in­for­ma­zio­ni al riguardo nella sezione “Come faccio a pub­bli­ciz­za­re un webinar?”.

Definite un obiettivo che state per­se­guen­do con il vostro webinar e do­man­da­te­vi perché state creando il webinar. L’obiettivo primario è ge­ne­ral­men­te quello di impartire co­no­scen­za. Se create il vostro webinar per scopi di marketing, ecco che lead ge­ne­ra­tion, con­ver­sio­ni o fi­de­liz­za­zio­ne dei clienti diventano possibili obiettivi.

Adattate l’argomento del vostro webinar al vostro obiettivo e al vostro gruppo target e non viceversa. Quando svi­lup­pa­te un argomento, tenete conto del livello di co­no­scen­za dei par­te­ci­pan­ti e, se possibile, offrite materiali ag­giun­ti­vi come grafici, liste di controllo o poster.

Tra­smet­te­te in diretta il vostro webinar o lo re­gi­stra­te in anticipo? Sulla base di questa decisione se­le­zio­na­te una piat­ta­for­ma webinar adatta. Vale la pena re­gi­stra­re anche un webinar dal vivo. Si ha così la pos­si­bi­li­tà di renderlo di­spo­ni­bi­le come webinar su richiesta in un secondo momento.

Per creare un webinar è ne­ces­sa­rio un software per webinar, una con­nes­sio­ne Internet stabile con una larghezza di banda di almeno 16 Mbit al secondo e l’hardware ap­pro­pria­to. La maggior parte dei computer e laptop hanno già un microfono in­stal­la­to, ma con un au­ri­co­la­re esterno è possibile ridurre il rumore di fondo e mi­glio­ra­re la qualità della re­gi­stra­zio­ne. Quando usate una te­le­ca­me­ra o una webcam mo­stran­do­vi al vostro pubblico, raf­for­za­te il rapporto personale con i par­te­ci­pan­ti. Se offrite webinar a pagamento o ap­prez­za­te l’aspetto pro­fes­sio­na­le, vale la pena di investire nell’il­lu­mi­na­zio­ne e in un sistema di back­ground.

I webinar non sono soggetti a una struttura definita: potete adattare la struttura del webinar alle vostre pre­fe­ren­ze personali; l’im­por­tan­te è so­prat­tut­to non di­men­ti­ca­re l’obiettivo del webinar. In generale, ov­via­men­te, più è facile seguire la struttura della vostra pre­sen­ta­zio­ne, migliore sarà la capacità dei vostri spet­ta­to­ri di recepire il contenuto spiegato.

Prima di iniziare la pre­sen­ta­zio­ne effettiva, salutate il vostro pubblico e rias­su­me­te in breve lo svol­gi­men­to del webinar. Co­mu­ni­ca­te con chiarezza quale è il valore aggiunto che il vostro pubblico ottiene par­te­ci­pan­do. Pre­sen­ta­te­vi e chiarite la vostra posizione come esperto del settore.

Dopo l’in­tro­du­zio­ne inizia la pre­sen­ta­zio­ne vera e propria. Vi mostriamo quali strutture si sono di­mo­stra­te efficaci nei webinar, ov­via­men­te esse possono essere combinate e variate in­di­vi­dual­men­te.

Si tratta di fare una lezione sull’argomento del vostro webinar; il pubblico avrà quindi l’op­por­tu­ni­tà di porre domande o discutere l’argomento.

Con questo modulo webinar si alternano più volte lezione e di­scus­sio­ne. Questa struttura consente al pubblico, nel caso di argomenti complessi, di af­fron­ta­re una sezione della lezione im­me­dia­ta­men­te dopo che è stata esposta, fa­ci­li­tan­do la com­pren­sio­ne e l’in­ter­ven­to stesso.

Con questa struttura webinar, non si tratta di una vera e propria lezione: al suo posto svi­lup­pa­te il contenuto insieme al vostro pubblico.

Durante il webinar il pubblico può porre domande a voi o a un esperto su un argomento pre­de­fi­ni­to.

Alla fine del vostro webinar cogliete l’occasione per pre­sen­ta­re il vostro prodotto o servizio e con­sen­ti­te al pubblico di porre domande.

Per pub­bli­ciz­za­re il vostro webinar, uti­liz­za­te i canali di marketing esistenti o in­di­vi­dua­te nuovi modi per ri­vol­ger­vi al vostro gruppo target. Nelle sezioni seguenti vi pre­sen­tia­mo quattro canali di marketing popolari per i webinar.

Segnalate il webinar agli iscritti della vostra new­slet­ter o uti­liz­za­te un webinar ap­po­si­ta­men­te per aumentare il numero degli iscritti alla vostra new­slet­ter e il vostro raggio d’azione. Per fare ciò, as­si­cu­ra­te­vi che ogni par­te­ci­pan­te al webinar si registri con il proprio indirizzo email.

Pub­bli­ciz­za­te il webinar sul vostro sito web e create una o più landing page. Uti­liz­za­te anche un elemento pop-up per attirare l’at­ten­zio­ne sul vostro webinar e se avete un blog uti­liz­za­te­lo per fare pub­bli­ci­tà al webinar.

Uti­liz­za­te i canali dei social media più diffusi come Facebook, Instagram, Xing, LinkedIn, Twitter o Google Business e create un post e un evento sul vostro webinar. Da lì collegate di­ret­ta­men­te la vostra landing page per il webinar.

Pub­bli­ca­te annunci pub­bli­ci­ta­ri con Google Ads e su altri siti web o pub­bli­ciz­za­te il vostro webinar tramite annunci stampa. Anche le col­la­bo­ra­zio­ni, le spon­so­riz­za­zio­ni e i par­te­na­ria­ti aumentano no­te­vol­men­te la vostra portata.

Ora sapete come creare un webinar e cosa vi occorre per farlo. Di seguito vi forniamo ulteriori sug­ge­ri­men­ti per aiutarvi a creare un webinar di successo.

Acquisite in anticipo fa­mi­lia­ri­tà con il software del webinar, al fine di evitare o risolvere ra­pi­da­men­te i problemi durante la pre­sen­ta­zio­ne.

Nei webinar dal vivo, è una sfida ri­spon­de­re alle domande dei par­te­ci­pan­ti alla chat in parallelo alla pre­sen­ta­zio­ne. È meglio con­di­vi­de­re i compiti con un collega che risponde alle domande o ve le inoltra col­let­ti­va­men­te. Quando scegliete lo strumento webinar, as­si­cu­ra­te­vi che consenta più mo­de­ra­to­ri.

As­si­cu­ra­te­vi di sentirvi a vostro agio sul posto di lavoro e durante il webinar. Ricordate che anche i vostri par­te­ci­pan­ti vedranno e sen­ti­ran­no ciò che vi circonda. Ve­ri­fi­ca­te pertanto se c’è rumore o se lo sfondo vi distrae.

Di­sat­ti­va­te tutte le notifiche e i programmi non necessari sul vostro computer per evitare in­ter­ru­zio­ni inop­por­tu­ne. Se state pia­ni­fi­can­do uno screen­ca­st, ri­cor­da­te­vi anche di na­scon­de­re tutti gli elementi personali presenti sul desktop.

Quando si annuncia il webinar bisogna fornire sempre tutti i dati rilevanti per gli in­te­res­sa­ti. Tra questi figurano l’ora e la data della tra­smis­sio­ne, la durata del webinar e le opzioni di re­gi­stra­zio­ne.

I webinar a pagamento co­sti­tui­sco­no un ostacolo per i nuovi clienti. Con contenuti gratuiti gua­da­gna­te la fiducia dei vostri ascol­ta­to­ri e, su questa base, avete la pos­si­bi­li­tà di fare ri­fe­ri­men­to a servizi a pagamento. Ma anche con un webinar gratuito è con­si­glia­bi­le sem­pli­fi­ca­re la vita al po­ten­zia­le ascol­ta­to­re:

• Offrite il vostro webinar in diverse date.
• Formulate chia­ra­men­te il valore aggiunto.
• Rendete il processo di re­gi­stra­zio­ne il più semplice possibile.

Offrite ulteriori incentivi per i webinar a pagamento, al fine di acquisire nuovi clienti:

• Sconti: diminuite il prezzo oppure offrite maggiori pre­sta­zio­ni per lo stesso valore. Aumentate l’incentivo con un limite di tempo dell’offerta
• Offerte ag­giun­ti­ve: includete servizi ag­giun­ti­vi, come una con­su­len­za personale gratuita, un e-book o un podcast.
• Garanzie: offrite ai par­te­ci­pan­ti una garanzia di rimborso o una garanzia di qualità. Fate anche ri­fe­ri­men­to a feedback en­tu­sia­sti dei clienti o a re­cen­sio­ni positive.
• Con­su­len­za personale: offrite supporto completo per telefono ed email e abilitate il contatto personale anche prima del webinar.