Al­ter­na­ti­ve a Microsoft Access: ci sono dei programmi gratuiti che for­ni­sco­no pre­sta­zio­ni simili?

L’ela­bo­ra­zio­ne dati è una parte im­por­tan­te del mondo la­vo­ra­ti­vo. Che alla base vi sia il registro clienti, la propria rubrica privata, la con­ta­bi­li­tà o la giacenza di magazzino, il riuscire a ordinare e am­mi­ni­stra­re i dati più ve­lo­ce­men­te e fles­si­bil­men­te è chia­ra­men­te possibile e ha acquisito un’im­por­tan­za sempre maggiore con l’aumento della di­gi­ta­liz­za­zio­ne. Tutto ciò è reso possibile dal Database Ma­na­ge­ment System (DBMS), con il quale è possibile ordinare e ri­chia­ma­re dati secondo de­ter­mi­na­te ca­rat­te­ri­sti­che (come ad esempio la residenza dei contatti in base al codice di av­via­men­to postale o l’as­sor­ti­men­to in base ai gruppi di prodotto).

Un DBMS molto diffuso è Microsoft Access, chiamato anche MS Access. Il programma viene co­mu­ne­men­te uti­liz­za­to sia da aziende piccole e di medio-grandi di­men­sio­ni sia da utenti privati per riuscire a lavorare con i dati con maggiore di­me­sti­chez­za. Il vantaggio rispetto ad altri DBMS è che non è ne­ces­sa­ria alcuna co­no­scen­za di pro­gram­ma­zio­ne per l’utilizzo di Microsoft Access.

Affianco ad MS Access esistono però anche ulteriori Database Ma­na­ge­ment System di com­pro­va­ta af­fi­da­bi­li­tà, con i quali è possibile svolgere le proprie mansioni in maniera simile; alcuni di questi sono tra l’altro com­pa­ti­bi­li con altri sistemi operativi come macOS o GNU/Linux. Inoltre è possibile trovare delle al­ter­na­ti­ve a Microsoft Access gratuite. In questo articolo vi pre­sen­tia­mo tre delle migliori al­ter­na­ti­ve a Microsoft Access, che potete scaricare a gra­tui­ta­men­te.

La domanda sorge spontanea: perché è così im­por­tan­te riuscire a trovare un’al­ter­na­ti­va a Microsoft Access? La forte espan­sio­ne del software in questione significa per lo meno che si tratta di un DBMS ben col­lau­da­to. Infatti MS Access conta molti vantaggi, ad esempio è tanto adatto per prin­ci­pian­ti quanto per utenti esperti che lavorano con le banche dati. Tuttavia è di­spo­ni­bi­le solo ed uni­ca­men­te per Windows ed è ot­te­ni­bi­le solo a pagamento.

Il software è par­ti­co­lar­men­te adatto per gli utenti alle prime armi con la gestione di database: per la creazione di semplici banche dati non ne­ces­si­ta­te di alcuna co­no­scen­za di pro­gram­ma­zio­ne, infatti la rea­liz­za­zio­ne di una banca dati risulta re­la­ti­va­men­te facile tramite l’in­ter­fac­cia grafica a di­spo­si­zio­ne. Diversi aiuti e modelli pre­im­po­sta­ti vi sem­pli­fi­che­ran­no la vita, ad esempio per quanto riguarda la gestione dei contatti, dell’attivo o delle mansioni di un progetto. Un’altra opzione che fornisce MS Access è la de­fi­ni­zio­ne libera dei campi dati e dunque la pos­si­bi­li­tà di adattare le ca­rat­te­ri­sti­che dei modelli di dati a de­ter­mi­na­te esigenze.

La rea­liz­za­zio­ne, l’ela­bo­ra­zio­ne e il col­le­ga­men­to di tabelle e di record dei dati è veloce e semplice con MS Access. Chi desidera usare il programma per la rea­liz­za­zio­ne di ap­pli­ca­zio­ni più vaste non potrà fare a meno di uti­liz­za­re la pro­gram­ma­zio­ne con VBA (Visual Basic for Ap­pli­ca­tions) dove, tuttavia, anche in questo caso l’impegno richiesto sarà minore rispetto ad altri Database Ma­na­ge­ment System. Tramite l’utilizzo di macro, in breve funzioni pa­ra­me­triz­za­bi­li, potrete inoltre au­to­ma­tiz­za­re diversi compiti con relativa facilità.

Non solo la creazione e la gestione di record di dati risultano spesso più facili con MS Access, rispetto ad altri Database Ma­na­ge­ment System, ma lo stesso vale anche per l’im­po­sta­zio­ne dell’analisi degli stessi. Con l’aiuto di diverse funzioni di supporto la ca­ta­lo­ga­zio­ne di banche dati pre­ce­den­te­men­te rea­liz­za­te, la con­sul­ta­zio­ne del database e la creazione di rapporti risultano ope­ra­zio­ni molto agevoli.

At­tra­ver­so l’ar­chi­via­zio­ne di una banca dati di MS Access in un singolo file, questo può essere fa­cil­men­te condiviso con altre persone o trasmesso su altri di­spo­si­ti­vi. Nel caso in cui de­si­de­ria­te uti­liz­za­re la banca dati in un DBMS diverso da MS Access, o viceversa, avrete la pos­si­bi­li­tà di contare su molte in­ter­fac­ce. Oltre a file MS Office con altri formati, come ad esempio Excel, l’im­por­ta­zio­ne e l’espor­ta­zio­ne di altri tipi di formati risulta ugual­men­te possibile; ad esempio partendo dalle banche dati rea­liz­za­te con ODBC (tra le quali MySQL, Microsoft SQL Server, Post­gre­SQL), passando per documenti HTML e file XML, fino a file dBase. Infine, è possibile spostare da un programma all’altro anche le tabelle e i formulari.

La sem­pli­ci­tà del software ha però il suo prezzo. Il Database Ma­na­ge­ment System di Microsoft Access è, se comparato ad un DBMS per i server, de­ci­sa­men­te meno per­for­man­te: MS Access è ottimo per l’ela­bo­ra­zio­ne di banche dati di di­men­sio­ni ridotte, che non superino il centinaio di migliaia di stringhe di dati; in tal caso sarà ne­ces­sa­rio uti­liz­za­re un DBMS per i server. L’ela­bo­ra­zio­ne di grandi quantità di dati richiede infatti molto tempo con MS Access e ne con­se­guo­no perciò lunghi tempi di ca­ri­ca­men­to. Proprio questo rap­pre­sen­ta il rovescio della medaglia di una banca dati basata su file: l’in­ter­ro­ga­zio­ne del database avviene sempre sulla base dell’intero file; dunque, più grande sarà il file, maggiore sarà il tempo ne­ces­sa­rio. Il programma appare allo stesso modo limitato in relazione alle di­men­sio­ni di una banca dati: la di­men­sio­ne massima del file è di 2 GB. Ma fin quanto non si sal­ve­ran­no grandi quantità di immagini o simili, questa li­mi­ta­zio­ne, nella pratica, rap­pre­sen­te­rà dif­fi­cil­men­te un problema. Anche la gamma di funzioni risulta de­ci­sa­men­te inferiore se pa­ra­go­na­ta alla media di quelle di un DBMS per i server. Allo stesso modo, pa­ra­go­nan­do MS Access ad un DBMS basato com­ple­ta­men­te su SQL, risulta de­fi­ci­ta­rio per quanto riguarda l’utilizzo condiviso: da un lato lo standard SQL opera con un concetto di au­to­riz­za­zio­ne com­ple­ta­men­te diverso rispetto a MS Access; dall’altro il programma di Microsoft ha dei seri problemi riguardo alla velocità delle pre­sta­zio­ni nel caso di utilizzo con­tem­po­ra­neo da parte di più utenti; difatti un pugno di utenti sono già suf­fi­cien­ti a causare dei ral­len­ta­men­ti per­ce­pi­bi­li nel fun­zio­na­men­to di Microsoft Access. I limiti del programma vengono spesso raggiunti quando dieci utenti lavorano nello stesso momento su di uno stesso file. MS Access è di­spo­ni­bi­le solo per Windows e in passato era un com­po­nen­te fisso del pacchetto di Microsoft Office. Dall’arrivo della versione cloud della suite di Office è diventato parte in­te­gran­te di diversi pacchetti di Microsoft 365. Cio­no­no­stan­te il programma può essere ac­qui­sta­to se­pa­ra­ta­men­te. Fortunati sono coloro che hanno ancora in­stal­la­ta una versione classica di MS Office nel proprio computer con sistema operativo Windows, e non la variante cloud di Microsoft 365. Infatti essendo che da parecchio tempo Microsoft non ha apportato modifiche stra­vol­gen­ti al programma, oltre all’attuale MS Access 2016, sono proprio le versioni 2013 e 2010 le più adatte per un lavoro tra­di­zio­na­le con banche dati.

Si­cu­ra­men­te Microsoft Access, in quanto DBMS per il desktop, non offre le stesse pos­si­bi­li­tà dei Database Ma­na­ge­ment System per i server. Ma va anche detto che MS Access non intende con­cor­re­re con simili programmi: poiché da un lato i DBMS per i server rap­pre­sen­ta­no un proprio ordine di grandezza tra i Database Ma­na­ge­ment System e si rivolgono perciò anche ad un target dif­fe­ren­te, difatti l’utilizzo e l’im­po­sta­zio­ne, anche del server ad esso collegato, richiede delle co­no­scen­ze SQL. D’altro canto, essendo che Microsoft con MS SQL Server offre anche un software in quest’altra classe di Database Ma­na­ge­ment System, MS Access risulta quindi essere l’offerta al­ter­na­ti­va per utenti meno navigati da un punto di vista tecnico.

Se si vogliono veramente trovare delle al­ter­na­ti­ve tecniche a MS Access, bisogna come prima cosa comparare il DBMS in questione con altri DBMS per il desktop. Una delle al­ter­na­ti­ve più diffuse è FileMaker, il quale funziona su Windows, ma anche su macOS e ad­di­rit­tu­ra su iOS. Tuttavia FileMaker è un software a pagamento e non rap­pre­sen­ta quindi un’al­ter­na­ti­va gratuita a Microsoft Access.

Dunque i programmi che seguono non solo sono di­spo­ni­bi­li a titolo gratuito, ma sono fruibili anche senza co­no­scen­ze SQL. Questo li distingue da altri sistemi open source ugual­men­te gratuiti come MySQL, MariaDB o Post­gre­SQL. Tutti e tre i DBMS pre­sen­ta­ti, così come MS Access, sono pensati per un utilizzo con quantità di dati di di­men­sio­ni re­la­ti­va­men­te ridotte, poiché tutti questi salvano il database in questione in un singolo file.

Tutto sommato le al­ter­na­ti­ve gratuite a Microsoft Access che offrono pos­si­bi­li­tà quan­to­me­no simili per la gestione di banche dati sono poche: Li­breOf­fi­ce Base e Open Office Base. E ad ogni modo anche con Base bisogna mettere in conto delle dif­fe­ren­ze rispetto all’originale, so­prat­tut­to per quanto riguarda le pos­si­bi­li­tà di in­ter­ro­ga­zio­ne dei database e la varietà in termini di funzioni di­spo­ni­bi­li. Inoltre MS Access si presenta come un software com­pa­ra­bil­men­te stabile ed af­fi­da­bi­le, infatti è raro che si ve­ri­fi­chi­no dei crash o sia ne­ces­sa­rio risolvere degli errori.

Glom, ed in parte anche Kexi, pro­pon­go­no un approccio del front end che prevede l’in­stal­la­zio­ne e l’utilizzo congiunto di un DBMS. Aspetto che non va sot­to­va­lu­ta­to, poiché così facendo si risolvono alcuni problemi ri­cor­ren­ti, tipici dei sistemi di gestione delle banche dati per il desktop, e si permette l’utilizzo stabile e l’accesso di più utenti al database. Tuttavia la gamma di funzioni e le pos­si­bi­li­tà offerte da entrambi i DBMS sono limitate, rendendo i due programmi validi solo per lo svol­gi­men­to di alcune mansioni.

Il vantaggio di MS Access rispetto ai sistemi gratuiti basati su file sono connessi al lungo processo di sviluppo al quale è stato sot­to­po­sto il software, in quanto parte della suite di MS Office. Sebbene nelle ultime versioni siano state in­tro­dot­te solo poche nuove funzioni, il software è stato mi­glio­ra­to co­stan­te­men­te sin dalla sua comparsa all’inizio degli anni novanta e molte delle pro­ble­ma­ti­che ri­scon­tra­te col tempo sono state risolte. L’unico altro DBMS per il desktop con un’al­tret­tan­to lunga storia di sviluppo è il programma FileMaker, anch’esso a pagamento. Se dunque state cercando un DBMS per il desktop di sicura qualità e con un’ampia varietà di funzioni, dovreste prendere in con­si­de­ra­zio­ne l’acquisto di Microsoft Access, o quan­to­me­no del software con­cor­ren­te FileMaker, di­spo­ni­bi­le anche su macOS.

In base però alle vostre esigenze e al sistema operativo da voi uti­liz­za­to potreste trovare più adatti i programmi appena elencati. Tra le al­ter­na­ti­ve gratuite a Microsoft Access, Base di Li­breOf­fi­ce e Ope­nOf­fi­ce offre la gamma di funzioni maggiore, seguito da Kexi. D’altra parte Glom, con il suo layout ridotto, dispone del front end più chiaro di tutti e risulta il più facile da uti­liz­za­re tra questi. Ma tra i fattori decisivi per la scelta del giusto software possono incidere anche altri elementi, quali la di­spo­ni­bi­li­tà di molte in­ter­fac­ce di co­mu­ni­ca­zio­ne per altri sistemi di database o la pos­si­bi­li­tà di garantire l’accesso a più utenti. Nella tabella seguente troverete nuo­va­men­te tutte le ca­rat­te­ri­sti­che più rilevanti dei tre DBMS pre­sen­ta­ti.