Come creare una regola di Outlook: istru­zio­ni

Ogni giorno vengono inviate più di 280 miliardi di e-mail, la maggior parte delle quali in un contesto pro­fes­sio­na­le. Se nella tua casella di posta di Outlook si ac­cu­mu­la­no messaggi su messaggi che ti fanno perdere la visione d’insieme, puoi impostare de­ter­mi­na­te regole. Questa funzione au­to­ma­ti­ca per i messaggi in entrata e in uscita ti permette di riportare ordine nella tua casella di posta in arrivo e ti tiene sempre al corrente. Impara a con­fi­gu­ra­re delle regole su Outlook grazie alle nostre istru­zio­ni, con o senza modelli pre­de­fi­ni­ti.

Guida rapida: come creare una regola di Outlook

1. Apri la scheda Home e fai clic su “Regole” sotto “Sposta”.
2. Seleziona l’opzione “Gestisci regole e avvisi”.
3. Fai clic su “Nuova regola” per creare regole per­so­na­liz­za­te o su “Cambia regola” per mo­di­fi­ca­re una regola esistente.

Creare una nuova regola di Outlook

Su Outlook è facile creare regole per le e-mail uti­liz­zan­do scelte pre­im­po­sta­te. Per avviare la Creazione guidata regole segui questi passaggi.

Primo passaggio: vai su “Home” e fai clic sul pulsante “Regole” nell’area “Sposta”.

Secondo passaggio: seleziona l’opzione “Gestisci regole e avvisi”. Outlook apre la finestra di dialogo “Regole e avvisi”.

Terzo passaggio: nella scheda “Regole posta elet­tro­ni­ca” clicca sul pulsante “Nuova regola” per avviare la Creazione guidata Regole.

Con l’aiuto della Creazione guidata Regole puoi creare regole di Outlook secondo le tue esigenze e hai l’opzione, se lo desideri, di usare un modello pre­de­fi­ni­to o meno.

Creare una regola di Outlook senza modello pre­de­fi­ni­to

La Creazione guidata Regole consente di creare regole e-mail per­so­na­liz­za­te sulla base di moduli pre­de­fi­ni­ti. Prima di tutto devi decidere se impostare una regola per la posta in arrivo o in uscita.

Regole per la posta in arrivo

Le regole per la posta in arrivo si applicano ai messaggi ricevuti che sod­di­sfa­no le con­di­zio­ni definite dall’utente. Per creare una regola di posta in arrivo senza modello pre­de­fi­ni­to procedi come segue.

Primo passaggio: alla voce “Crea nuova regola” seleziona “Applica regola ai messaggi ricevuti” e fai clic su “Avanti”.

Secondo passaggio: Outlook ti chiederà ora quale con­di­zio­ne desideri collegare alla regola della posta in arrivo. La Creazione guidata Regole fornisce le seguenti opzioni di selezione. Se­le­zio­na­ne almeno una:

• inviato da utenti o un gruppo pubblico
• con parole spe­ci­fi­che nell’oggetto
• tramite l’account spe­ci­fi­ca­to
• inviato solo a me
• in cui il mio nome è nella casella A
• con il con­tras­se­gno Priorità
• con il con­tras­se­gno Ri­ser­va­tez­za
• con il con­tras­se­gno azione
• in cui il mio nome è nella casella Cc
• in cui il mio nome è nella casella A o Cc
• in cui il mio nome non è nella casella A
• inviato a utenti o gruppo pubblico
• con parole spe­ci­fi­che nel testo del messaggio
• con parole spe­ci­fi­che nell’oggetto o nel testo del messaggio
• con parole spe­ci­fi­che nell’in­te­sta­zio­ne del messaggio
• con parole spe­ci­fi­che nell’indirizzo del de­sti­na­ta­rio
• con parole spe­ci­fi­che nell’indirizzo del mittente
• ap­par­te­nen­te alla categoria Categoria

È possibile combinare diverse con­di­zio­ni.

Terzo passaggio: per mo­di­fi­ca­re le con­di­zio­ni se­le­zio­na­te in base alle tue esigenze clicca sui gruppi di parole evi­den­zia­ti in blu nella de­scri­zio­ne della regola.

Clicca su “Avanti”.

Quarto passaggio: determina ora cosa deve accadere ai messaggi di posta che sod­di­sfa­no le con­di­zio­ni impostate. Seleziona la con­di­zio­ne de­si­de­ra­ta o combina più con­di­zio­ni sce­glien­do tra le seguenti azioni:

• sposta il messaggio nella cartella spe­ci­fi­ca­ta
• assegna al messaggio la categoria Categoria
• elimina il messaggio
• elimina de­fi­ni­ti­va­men­te il messaggio
• sposta una copia del messaggio nella cartella spe­ci­fi­ca­ta
• inoltra il messaggio a utenti o gruppo pubblico
• inoltra il messaggio a utenti o gruppo pubblico come allegato
• rein­di­riz­za il messaggio a utenti o gruppo pubblico
• imposta risposta del server uti­liz­zan­do un modello specifico
• rispondi uti­liz­zan­do un modello specifico
• con­tras­se­gna il messaggio per com­ple­ta­re in questo momento
• elimina il con­tras­se­gno
• elimina le categorie del messaggio
• aggiungi al messaggio il con­tras­se­gno Priorità
• stampa
• riproduci un suono
• segna come già letto
• in­ter­rom­pi l’ela­bo­ra­zio­ne di altre regole

Quinto passaggio: modifica le azioni se­le­zio­na­te facendo clic sui gruppi di parole evi­den­zia­ti in blu nella de­scri­zio­ne della regola.

Fai ora clic su “Avanti”.

Sesto passaggio: definisci le eccezioni, se ne­ces­sa­rio. A tal fine hai sempre a di­spo­si­zio­ne le stesse con­di­zio­ni il­lu­stra­te sopra. Anche in questo caso hai la pos­si­bi­li­tà di combinare più con­di­zio­ni insieme.

Settimo passaggio: per con­fi­gu­ra­re le con­di­zio­ni per un’eccezione devi cliccare sui gruppi di parole evi­den­zia­ti in blu nella de­scri­zio­ne della regola. Dopo, clicca su “Avanti”.

Ottavo passaggio: assegna un nome alla nuova regola della posta in arrivo e specifica se applicare re­troat­ti­va­men­te la regola a tutti i messaggi presenti nella cartella di Posta in arrivo. Attiva la regola se­le­zio­nan­do la casella di controllo cor­ri­spon­den­te e facendo clic su “Fine”.

La nuova regola della posta in arrivo viene ora vi­sua­liz­za­ta nella finestra di dialogo “Regole e avvisi”. Chiudila con un clic su “Applica”.

Regole per la posta in uscita

Le regole per la posta in uscita si applicano a tutti i messaggi inviati che sod­di­sfa­no le con­di­zio­ni definite dall’utente. Per con­fi­gu­ra­re una regola per la posta in uscita, segui questi passaggi.

Primo passaggio: alla voce “Crea nuova regola”, seleziona “Applica regola ai messaggi inviati”.

Fai clic su “Avanti” per avviare il processo di con­fi­gu­ra­zio­ne.

Secondo passaggio: definisci le con­di­zio­ni per le regole della posta in uscita. Outlook offre le seguenti opzioni tra cui scegliere:

• con parole spe­ci­fi­che nell’oggetto
• tramite l’account spe­ci­fi­ca­to
• con il con­tras­se­gno Priorità
• con il con­tras­se­gno Ri­ser­va­tez­za
• inviato a utenti o gruppo pubblico
• con parole spe­ci­fi­che nel testo del messaggio
• con parole spe­ci­fi­che nell’oggetto o nel testo del messaggio
• con parole spe­ci­fi­che nell’indirizzo del de­sti­na­ta­rio
• ap­par­te­nen­te alla categoria Categoria
• ap­par­te­nen­te a qualsiasi categoria
• con un allegato
• con una di­men­sio­ne di un valore spe­ci­fi­ca­to
• che utilizza il modulo Nome modulo
• con le proprietà se­le­zio­na­te di documenti o moduli
• se si tratta di un ag­gior­na­men­to o una con­vo­ca­zio­ne di riunione
• da feed RSS con testo spe­ci­fi­ca­to nel titolo
• da qualsiasi feed RSS
• del tipo di modulo specifico

Puoi anche combinare diverse con­di­zio­ni insieme.

Terzo passaggio: modifica le con­di­zio­ni facendo clic sui gruppi di parole evi­den­zia­ti in blu nella de­scri­zio­ne della regola. Poi, fai clic su “Avanti”.

Quarto passaggio: specifica l’azione che Outlook deve eseguire con i messaggi che sod­di­sfa­no le con­di­zio­ni definite. Seleziona le opzioni de­si­de­ra­te tra quelle a di­spo­si­zio­ne.

Quinto passaggio: modifica le azioni se­le­zio­na­te nella de­scri­zio­ne delle regole e fai clic su “Avanti”.

Sesto passaggio: definisci le eccezioni, se ne­ces­sa­rio. A tal fine, hai a di­spo­si­zio­ne le stesse con­di­zio­ni del secondo passaggio.

Settimo passaggio: assegna un nome alla regola e specifica se ap­pli­car­la re­troat­ti­va­men­te a tutti i messaggi nella cartella Posta in arrivo. Seleziona “Attiva regola” e completa il processo di con­fi­gu­ra­zio­ne facendo clic su “Fine”.

La regola della posta in uscita viene ora vi­sua­liz­za­ta nella finestra di dialogo “Regole e avvisi”. Fai clic su “Applica” per chiudere la finestra.

Impostare le regole di Outlook con un modello pre­de­fi­ni­to

Outlook offre modelli pre­con­fi­gu­ra­ti per le regole delle e-mail più comuni. Sono di­spo­ni­bi­li in totale 8 modelli per le regole nelle categorie “Organizza” e “Avvisa”. I processi di con­fi­gu­ra­zio­ne cor­ri­spon­do­no es­sen­zial­men­te alla procedura descritta sopra.

Primo passaggio: seleziona la regola de­si­de­ra­ta.

Secondo passaggio: adatta la de­scri­zio­ne delle regole in base alle tue esigenze.

Terzo passaggio: se ne­ces­sa­rio, aggiungi ulteriori con­di­zio­ni o definisci alcune eccezioni.

Quarto passaggio: dai un nome alla regola e completa la con­fi­gu­ra­zio­ne facendo clic su “Fine”.

Sposta i messaggi inviati da un utente specifico in una cartella

Questo modello è una regola della posta in arrivo che sposta tutti i messaggi da uno specifico mittente a una cartella di de­sti­na­zio­ne definita dall’utente.

Per spostare au­to­ma­ti­ca­men­te un messaggio di un de­ter­mi­na­to contatto, il mittente deve essere già me­mo­riz­za­to nella rubrica.

Sposta i messaggi con parole spe­ci­fi­che nell’oggetto in una cartella

Usa questo modello per creare una regola di Outlook che sposti au­to­ma­ti­ca­men­te i messaggi con parole spe­ci­fi­che nell’oggetto in una cartella di de­sti­na­zio­ne specifica.

Sposta i messaggi inviati a un gruppo pubblico in una cartella

Seleziona questo modello per spostare au­to­ma­ti­ca­men­te i messaggi in­di­riz­za­ti a uno dei tuoi gruppi pubblici in una cartella della tua casella di posta elet­tro­ni­ca se­le­zio­na­ta.

Con­tras­se­gna per il com­ple­ta­men­to i messaggi inviati da un utente specifico

Con questa regola della posta in arrivo i messaggi inviati da una persona o da un gruppo spe­ci­fi­ca­to dall’utente sono au­to­ma­ti­ca­men­te con­tras­se­gna­ti per il com­ple­ta­men­to.

Le e-mail con­tras­se­gna­te per il com­ple­ta­men­to ap­pa­ri­ran­no nella pa­no­ra­mi­ca delle attività.

Sposta gli elementi RSS relativi a un feed RSS specifico in una cartella

Utilizza questo modello per ordinare i feed RSS sot­to­scrit­ti. Gli elementi del feed RSS se­le­zio­na­to vengono spostati au­to­ma­ti­ca­men­te in una cartella di de­sti­na­zio­ne scelta da te.

Se hai un ab­bo­na­men­to a un feed RSS, vi­sua­liz­ze­rai i titoli relativi nella finestra di dialogo.

Vi­sua­liz­za i messaggi inviati di un utente nella finestra di dialogo Avviso nuovi messaggi

Ricorri a questo modello per definire un testo che viene vi­sua­liz­za­to nella finestra di dialogo per i nuovi elementi quando vengono ricevuti messaggi da un mittente specifico.

Riproduci un suono al recapito di messaggi inviati da un utente specifico

Vorresti che Outlook riproduca diversi segnali acustici a seconda del mittente da cui ricevi i messaggi? Allora questo modello è perfetto per te.

Determina una persona o un gruppo di persone dalla rubrica di Outlook e assegna loro un file audio che è presente sul tuo disco rigido. Nei file di Windows Media trovi una serie di suoni per gli avvisi via e-mail. In al­ter­na­ti­va è possibile uti­liz­za­re anche i propri file audio.

Invia un avviso al di­spo­si­ti­vo mobile alla ricezione di messaggi

Con questo modello tieni sempre sotto controllo la tua casella di posta in arrivo anche mentre sei in giro. Ricevi la notifica di e-mail ricevuta da contatti se­le­zio­na­ti tramite un di­spo­si­ti­vo mobile.

Mo­di­fi­ca­re una regola di Outlook esistente

È inoltre possibile mo­di­fi­ca­re le regole di Outlook esistenti nella finestra di dialogo “Regole e avvisi”. Procedi come segue:

Primo passaggio: seleziona la regola di Outlook che desideri mo­di­fi­ca­re.

Secondo passaggio: fai clic su “Cambia regola” e seleziona “Modifica im­po­sta­zio­ni regola…” dal menu con­te­stua­le. Outlook aprirà ora l’e-mail se­le­zio­na­ta nella Creazione guidata Regole.

Terzo passaggio: per­so­na­liz­za la regola di Outlook nella Creazione guidata Regole. Fai come quando si crea una nuova regola: ad esempio, aggiungi con­di­zio­ni o eccezioni oppure modifica la de­scri­zio­ne della regola.

Quarto passaggio: conferma le modifiche cliccando su “Fine”.

Chiudi la finestra di dialogo “Regole e avvisi” facendo clic su “Applica”.

Se desideri eliminare una regola di Outlook creata, con­tras­se­gna­la e quindi fai clic su “Elimina”. La regola viene eliminata non appena si accettano le modifiche nella finestra di dialogo “Regole e avvisi”.