Cos’è un file OST?

Microsoft Outlook funziona come un as­si­sten­te personale che organizza e sin­cro­niz­za per voi diversi account di posta elet­tro­ni­ca, dati di ca­len­da­rio privati e aziendali, ap­pun­ta­men­ti, attività e contatti e li riunisce chia­ra­men­te su un’unica in­ter­fac­cia. Outlook può me­mo­riz­za­re i suoi file lo­cal­men­te sul vostro computer o sem­pli­ce­men­te me­mo­riz­za­re copie nella cache dal server di posta elet­tro­ni­ca in modo da avere accesso alle vostre e-mail in­di­pen­den­te­men­te dal di­spo­si­ti­vo. Quest’ultima pos­si­bi­li­tà è rea­liz­za­ta grazie ai file OST. Vi spie­ghia­mo a cosa servono, come trovarli e come si dif­fe­ren­zia­no dai file PST.

Quando si chiede cosa significa “OST”, si riceve spesso la risposta: un file di dati di Outlook offline. In senso stretto, questo non è vero, perché allora dovrebbe essere chiamato “OOD”. Ori­gi­na­ria­men­te, l’ab­bre­via­zio­ne “OST” stava per “Outlook Storage Table File”. Tuttavia, il termine “file di dati di Outlook offline” è più preciso nella pratica e quindi più comune.

Il client di posta elet­tro­ni­ca Outlook di Microsoft rende il lavoro quo­ti­dia­no più facile per molti utenti. Archivia e organizza le e-mail e i dati di calendari, diari e pia­ni­fi­ca­to­ri e li rende di­spo­ni­bi­li sul computer anche senza una con­nes­sio­ne Internet. Altri aspetti pratici del servizio Outlook sono la pos­si­bi­li­tà di re­cu­pe­ra­re e-mail inviate in modo errato o in­com­ple­to e di ri­pri­sti­na­re e-mail di Outlook can­cel­la­te ac­ci­den­tal­men­te.

L’ar­chi­via­zio­ne dei vostri messaggi e dati avviene con le versioni attuali di Microsoft Outlook sotto forma di file OST. Outlook non scarica le in­for­ma­zio­ni dal server di posta elet­tro­ni­ca per salvarle in locale sul di­spo­si­ti­vo, ma crea copie di dati locali nella cache. I file originali rimangono sicuri e cen­tra­liz­za­ti sul server di posta.

Outlook utilizza i file OST per gli account Outlook 365, Exchange, IMAP e Outlook.com per con­sen­ti­re agli utenti di accedere e lavorare su posta e in­for­ma­zio­ni offline. Mentre i file PST scaricati e me­mo­riz­za­ti in locale possono essere ag­gior­na­ti anche in modalità offline (ad esempio quando si spostano o eliminano i messaggi), le modifiche a un file OST vengono sin­cro­niz­za­te con i dati sul server solo quando si torna online con il proprio account.

Il grande vantaggio di un file OST di Outlook è di essere me­mo­riz­za­to cen­tral­men­te sul server di posta. Questo vi dà accesso ai vostri account in­di­pen­den­te­men­te dalla posizione geo­gra­fi­ca e dal di­spo­si­ti­vo. Se il vostro computer è dan­neg­gia­to, solo i file OST nella cache saranno persi, mentre i dati salvati sul server di posta ri­mar­ran­no intatti. Per re­cu­pe­ra­re i file OST persi, basta ri­con­fi­gu­ra­re l’account di Outlook e sin­cro­niz­zar­lo di nuovo con il ri­spet­ti­vo di­spo­si­ti­vo.

Tuttavia, questo significa anche che i file OST non possono essere aperti in­di­pen­den­te­men­te da un account Outlook. I file OST “orfani” ap­par­te­nen­ti ad account can­cel­la­ti o collegati a file su un altro di­spo­si­ti­vo devono prima essere con­ver­ti­ti ed esportati con uno strumento di ri­pri­sti­no per essere re­cu­pe­ra­ti.

Il file di dati PST di Outlook è il metodo di ar­chi­via­zio­ne al­ter­na­ti­vo a OST; “PST” sta per “Personal Storage Table”. In questo caso, Outlook scarica i dati dal server di posta e li salva in locale sul di­spo­si­ti­vo in formato PST. Un file OST, invece, è solo me­mo­riz­za­to nella cache del computer come file offline sin­cro­niz­za­to; la versione “originale” rimane sul server.

La di­stin­zio­ne tra OST e PST dipende dalla con­fi­gu­ra­zio­ne di Outlook: i co­sid­det­ti account POP re­cu­pe­ra­no e-mail e dati dal server tramite il pro­to­col­lo POP3 e li salvano in formato PST. Tuttavia, le versioni pre­ce­den­ti di Outlook fino alla 2010 salvavano i file PST solo tem­po­ra­nea­men­te.

Va notato che le modifiche ai file PST locali sono in realtà modifiche ai file originali. I file PST persi o can­cel­la­ti com­por­ta­no quindi una perdita degli originali e possono essere re­cu­pe­ra­ti solo con strumenti di ri­pri­sti­no. Per i file OST, le modifiche offline sono sin­cro­niz­za­te con l’originale solo quando si va online.

Ma anche con gli OST, si possono trovare cartelle che sono me­mo­riz­za­te solo in locale sul di­spo­si­ti­vo. Potete ri­co­no­scer­le dalla nota “solo su questo computer”. Tuttavia, questo è spesso solo il caso degli account Outlook.com, Hotmail o IMAP in Outlook 2013 e 2016. Can­cel­la­re i file può si­gni­fi­ca­re ancora una volta una perdita completa di dati.

Un grande vantaggio del PST: se esaurite lo spazio di ar­chi­via­zio­ne nella vostra casella di posta, potete sem­pli­ce­men­te spostare i dati sul vostro di­spo­si­ti­vo come un file PST collegato, ar­chi­via­re e-mail con Outlook e liberare così volume di ar­chi­via­zio­ne.

È possibile accedere alle cartelle con i file di dati di Outlook (PST e OST) come segue:

Primo passaggio: aprite la scheda “File” in Outlook.

Secondo passaggio: fate clic su “Im­po­sta­zio­ni account” e poi di nuovo su “Im­po­sta­zio­ni account…”.

Terzo passaggio: se­le­zio­na­te una voce nella scheda “File di dati” e fate clic su “Apri percorso file...”.

I file OST si possono trovare anche nella directory <unità>\Utenti\<nome utente>\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Tuttavia, i file OST salvati possono essere ac­ces­si­bi­li e uti­liz­za­ti solo con un account di Outlook attivo e collegato.