Cos’è un file PST?

Al più tardi quando si effettua la pulizia dello spazio di ar­chi­via­zio­ne, gli utenti si imbattono in file con esten­sio­ni strane e senza senso. Diventa ancora più irritante quando i file non possono essere aperti sem­pli­ce­men­te con un doppio clic perché sono in un formato specifico del programma. In Outlook, il file PST è uno di questi file. Un file PST può nor­mal­men­te essere aperto solo con Outlook e rap­pre­sen­ta una copia di backup per i dati di Outlook relativi all’utente. So­prat­tut­to se non ar­chi­via­te i vostri dati sul server di Outlook ma lo­cal­men­te sul PC, i file PST sono un formato im­por­tan­te da conoscere.

PST sta per Personal Storage (Ar­chi­via­zio­ne personale). Un file PST è quindi un con­te­ni­to­re di dati personali che si può im­ma­gi­na­re come un misto tra una cas­sa­for­te e una cartella di file. Nel file PST, Outlook raccoglie i dati personali e sin­cro­niz­za­ti dell’utente e li memorizza come copia di backup sul computer. PST è un formato di file pro­prie­ta­rio di Microsoft, cioè è concesso in licenza da Microsoft e di solito può essere aperto solo con Outlook e un account Outlook cor­ri­spon­den­te.

Il ruolo dei file PST per gli utenti dipende prin­ci­pal­men­te dal tipo di account di Outlook:

• Outlook con account POP (anche POP3): scaricano le e-mail di­ret­ta­men­te dal server di posta e le salvano lo­cal­men­te sul computer in formato PST.
• Outlook con account IMAP, Outlook 365, Exchange o Outlook.com: i “dati originali” rimangono sul server di posta, mentre i file di dati di Outlook offline, i file OST, sono me­mo­riz­za­ti nella cache del di­spo­si­ti­vo.

Il vantaggio del formato PST è la sua di­men­sio­ne di ar­chi­via­zio­ne rispetto al volume di ar­chi­via­zio­ne si­gni­fi­ca­ti­va­men­te più piccolo delle caselle di posta. A partire da Office 2010, i file PST hanno una di­men­sio­ne di ar­chi­via­zio­ne di 50 gigabyte. Con il PST, si può quindi fare come si vuole:

• In un file PST locale si possono ar­chi­via­re e-mail con Outlook, per esempio dif­fe­ren­zian­do tra ar­chi­via­zio­ne di messaggi aziendali e privati
• Salvare copie di backup di vari dati personali dell’utente come backup di Outlook lo­cal­men­te sul computer
• Esportare i dati dal vostro account di Outlook come file PST per liberare spazio nella casella di posta elet­tro­ni­ca

Il grande punto di forza di Outlook è sin­cro­niz­za­re diversi dati quo­ti­dia­ni o aziendali e com­bi­nar­li in un’unica in­ter­fac­cia, ma anche creare col­le­ga­men­ti tra aree spesso separate come caselle di posta, calendari e liste di contatti. Una perdita di dati sarebbe par­ti­co­lar­men­te spia­ce­vo­le in questo caso. Per pro­teg­ge­re i dati coor­di­na­ti dell’utente da errori hardware o per fa­ci­li­ta­re l’im­por­ta­zio­ne e l’espor­ta­zio­ne da un computer o da una rete all’altra, Outlook crea copie di backup in formato PST.

Questo non solo rende più facile per Outlook e i suoi utenti l’accesso ai dati, ma rende anche possibile or­ga­niz­za­re la “memoria personale”, separare i file PST in privati e aziendali, e separarli dalle ap­pli­ca­zio­ni collegate o dalle al­ter­na­ti­ve a Outlook.

I dati degli utenti vengono ar­chi­via­ti spostando i dati e le loro strutture di cartelle in file PST locali. Potete decidere se volete mantenere i dati ar­chi­via­ti nella casella di posta o can­cel­lar­li au­to­ma­ti­ca­men­te. Inoltre, potete spe­ci­fi­ca­re se volete eseguire l’ar­chi­via­zio­ne au­to­ma­ti­ca­men­te o ma­nual­men­te a in­ter­val­li.

• Ar­chi­via­zio­ne au­to­ma­ti­ca: andate su “File”, poi su “Opzioni” e su “Avanzate”. Nella finestra di dialogo “Ar­chi­via­zio­ne au­to­ma­ti­ca” potete attivare l’ar­chi­via­zio­ne au­to­ma­ti­ca alla voce “Archivia au­to­ma­ti­ca­men­te ogni x giorni”. Siete voi a decidere quando eliminare i dati ar­chi­via­ti dalla casella di posta e dove con­ser­va­re i file PST. Alla voce “Non ar­chi­via­re gli elementi in questa cartella” definite anche quali file specifici volete ar­chi­via­re.
• Ar­chi­via­zio­ne manuale: invece dell’ar­chi­via­zio­ne au­to­ma­ti­ca, potete anche spostare i dati ma­nual­men­te in un file PST. Per farlo, andate su “Strumenti” alla voce “File” (per le versioni pre­ce­den­ti: “Strumenti pulizia”) e se­le­zio­na­te il comando “Pulisci vecchi elementi…”. Questo permette di definire l’ar­chi­via­zio­ne secondo l’età dei file e di se­le­zio­na­re tutte le cartelle o solo quelle spe­ci­fi­che.

Dove viene me­mo­riz­za­to un file PST dipende da tre fattori:

• versione di Office
• tipo di account di Outlook (POP o IMAP, Microsoft 365, Exchange o Outlook.com)
• posizione di ar­chi­via­zio­ne au­to­ma­ti­ca o definita dall’utente

Per un file PST sono possibili le seguenti posizioni di ar­chi­via­zio­ne:

• Windows 10: <unità>:\utenti\<nome utente>\AppData\Local\Microsoft\Outlook oppure <unità>:\utenti\<nome utente>\Roaming\Local\Microsoft\Outlook
• Versioni pre­ce­den­ti di Windows: <unità>:\Documents and Settings\<username>\Local Settings\Users\Ap­pli­ca­tion Data\Microsoft\Outlook

La posizione di ar­chi­via­zio­ne au­to­ma­ti­ca dei file PST di Outlook 2013 o 2016 è di solito la cartella Documenti/File di Outlook. I file delle versioni più vecchie o ag­gior­na­te di Outlook 2007 o pre­ce­den­ti si trovano nella cartella nascosta <unità>:\Utenti\<nome utente>\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Per trovare davvero tutti i file di backup, dovreste poter vi­sua­liz­za­re i file e le cartelle nascosti.

Il modo più veloce per trovare i file PST è di­ret­ta­men­te con Outlook. Per farlo, andate su “File”, se­le­zio­na­te l’opzione “Im­po­sta­zio­ni account…” alla voce “Im­po­sta­zio­ni account” e cercate la posizione del file di Outlook in questione facendo clic su “Apri percorso file”.